Văn bản hành chính – Ngữ Văn 9
Hướng dẫn
I – ĐẶC ĐIỂM VÀ YÊU CẦU CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Văn bản hành chính là loại văn bản thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên xuống hoặc bày tỏ ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các cơ quan và người có thẩm quyền để giải quyết. Cũng xếp vào loại này những văn bản tường trình, thông báo, biên bản, hợp đồng và cả thư (điện) chúc mừng và thăm hỏi.
Ví dụ: Cần bày tỏ nguyện vọng, hay báo cáo với cấp trên, người ta viết đề nghị, báo cáo (Ngữ văn 7). cần trình bày diễn biến sự việc, hậu quả và trách nhiệm của người tham gia (người liên quan) với cá nhân hay tổ chức có thẩm quyền xem xét, giải quyết, người ta viết văn bản tường trình. Cần thông báo rõ chủ trương của tập thể, cấp trên, người ta ra văn bản thông báo (Ngữ văn 8). Cần ghi chép lại một sự việc quan trọng đối với cá nhân hay tổ chức người ta lập biên bản. Cần ghi lại sự thoả thuận về trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi của các bên tham gia giao dịch thì phải làm hợp đồng, cần thăm hỏi, chúc mừng thì dùng thư hoặc điện.
Trừ loại thư (điện) chúc mừng và thăm hỏi có mẫu riêng, văn bản biên bản và hợp đồng thường được trình bày theo một quy ước nhất định, trong đó phải ghi rõ:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Tên văn bản.
– Ngày tháng năm, địa điểm làm văn bản.
– Họ tên của những người tham gia và chức trách của họ.
– Nội dung chính của văn bản: diễn biến sự việc, các thoả thuận.
– Kết thúc văn bản: họ tên, chữ kí của người có trách nhiệm.
II – CÁC KIỂU VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Ở LỚP 9
1. Biên bản
Biên bản là văn bản ghi chép một cách trung thực, chính xác, đầy đủ một sự việc đang xảy ra hoặc vừa mới xảy ra. Người ghi biên bản chịu trách nhiệm về tính xác thực của biên bản.
Biên bản được trình bày theo thể thức quy định. Điều quan trọng không thể thiếu là quốc hiệu và tiêu ngữ, thời gian, địa đĩểm, sự việc, họ tên những người liên quan, mức độ trách nhiệm đối với sự việc.
2. Hợp đồng
Hợp đồng là văn bản có tính chất pháp lí ghi lại nội dung thoả thuận về trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi của hai bên tham gia giao dịch nhằm đảm bảo thực hiện đúng thoả thuận đã cam kết.
Văn bản hợp đồng được trình bày theo một số mục quy định. Điều không thể thiếu là các mục: quốc hiệu và tiêu ngữ, tên hợp đồng, thời gian, địa điểm và tên người (đại diện cho cá nhân hoặc tổ chức), nội dung thoả thuận theo từng điều khoản, chữ kí của hai người đại diện (nếu là cơ quan, cần có dấu của cơ quan xác nhận).
3. Thư (điện) chúc mừng và thăm hỏi
Thư (điện) chúc mừng và thăm hỏi là văn bản bày tỏ tình cảm của cá nhân (hoặc tổ chức) gửi đến cá nhân (hoặc tổ chức) khác. Nội dung thư (điện) thường nêu rõ lí do của việc gửi thư, hay điện, bày tỏ tình cảm của cá nhân (hoặc tổ chức) gửi và lời động viên đối với cá nhân (tổ chức) nhận.
Thư (điện) thường ngắn gọn, theo một công thức chung.
III. CÁCH LÀM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1. Biên bản
Biên bản yêu cầu người viết phải nắm vững thể thức, nội dung biên bản, loại biên bản (biên bản hội nghị, biên bản sự vụ). Phải ghi rõ: sự việc xảy ra ở đâu, thời gian nào, kết quả (hậu quả) ra sao, những người liên quan có trách nhiệm kí tên.
Các mục của một biên bản hội nghị:
Các mục của một biên bản sự vụ:
2. Hợp đồng
Văn bản hợp đồng yêu cầu người viết phải nắm vững thể thức, nội dung hợp đồng: tên hợp đồng, thời gian, địa điểm và tên người (đại diện cho cá nhân hoặc tổ chức), nội dung thoả thuận theo từng điều khoản, chữ kí của hai người đại diện.
Các mục của một hợp đồng:
3. Thư (điện) chúc mừng và thăm hỏi
Văn bản thư (điện) yêu cầu người viết phải nắm vững thể thức, nội dung thư (điện): thư (điện) thăm hỏi haỵ chúc mừng, gửi tổ chức hay cá nhân, nhân sự kiện gì, nội dung bày tỏ là gì.
a) Các muccủa môt văn bản thư chúc mừng và thăm hỏi: (lưu ý rằng văn bản này không giống với một bức thư thông thường)
b) Các mục của một văn bản điện chúc mừng và thăm hỏi:
Nắm vững các nội dung trên, chúng ta sẽ viết được các văn bản hành chính đúng yêu cầu. Văn bản hành chính chủ yếu là viết theo các mục quy định, càng ngắn gọn, rõ ràng càng tốt. Nó không đòi hỏi sáng tạo hay viết văn có hình ảnh, nhịp điệu, dùng các biện pháp tu từ,… Với lí do trên, chúng tôi không đưa mẫu bài viết các loại văn bản này.
Theo hoctotnguvan.vn
